Jeder Dienst, der eine Programmier-Schnittstelle (API) anbietet, kann in einen Performance Workflow eingebunden werden.

Im Geschäftsalltag fallen immer wieder repetitive Aufgaben an, die einfach erledigt werden müssen. Dabei fühlen sich Mitarbeiter oft gelangweilt, schenken den Aufgaben dadurch nicht mehr die nötige Aufmerksamkeit und es passieren Fehler. Fehler, die sich vermeiden lassen durch Automatisierung. Wenn ein Prozess einem klar definierten Ablauf folgt, dann ist er automatisierbar. Eine solche Automatisierung reduziert die Fehleranfälligkeit enorm und ermöglicht Freiraum für Mitarbeiter, anderen Aufgaben nachzukommen.

Die Zeit, die in die Automatisierung von Prozessen investiert wird, lohnt sich bereits nach wenigen Durchläufen. Ein automatisierter Prozess benötigt für viele Arbeiten weniger Zeit als Menschen dafür aufwenden müssten. Ausserdem können Computer während der Nacht und am Wochenende arbeiten, ohne dabei wesentliche Mehrkosten zu generieren. In jedem Prozess steckt das Potential, zumindest Teilschritte automatisch abzuarbeiten. Es muss aber jeweils sorgfältig analysiert werden, wo eine Automatisierung wirklich Sinn macht. Dabei spielt eine wesentliche Rolle, wie oft der Prozess durchlaufen wird.

Aufgrund einer detaillierten Prozessanalyse kann das Optimierungspotential identifiziert und Teilschritte für die Automatisierung definiert werden. Die Optimierung muss sich dabei nicht auf die reine Umsetzung in Programmlogik beschränken, sondern wird in vielen Fällen auch Anpassungen am gesamten Ablauf mit einbeziehen. Basierend auf der Eingabe eines vorangehenden Teilschrittes, verarbeitet ein automatisierter Schritt die erhaltenen Daten und produziert seinerseits wieder die Eingabe für den nächsten Schritt. Dabei lassen sich auch komplexe Szenarien mithilfe von "Wenn dies, dann das" - Formulierungen abbilden. Diese Logik-Sprache ist für alle verständlich und ermöglicht somit auch eine einfache Dokumentation des automatisierten Ablaufs. Es ist also nicht ein Zauberkasten, der am Schluss ein Resultat ausspuckt, sondern allen ist klar, wie der Ablauf funktioniert. Das Ziel von Prozessautomatisierung ist keine Magie, sondern die klar definierten manuellen Schritten, automatisch abzuarbeiten.

Für automatisierte Prozessabläufe existieren verschiedene Plattformen, die je nach Anwendung ihre Vor- und Nachteile haben. Es ist daher ein wichtiger Bestandteil der Planung eines automatischen Workflows, die richtigen Tools auszuwählen. Auch die bestehende Umgebung, in welcher ein Ablauf automatisiert werden soll, hat einen grossen Einfluss. Wir arbeiten unter anderen mit folgenden Lösungen:

• Microsoft Flow
• IFTTT
• Azure Functions
• Zapier

Manchmal erfordert aber ein Teilschritt die Implementation eines individuellen Automatisierungstools. Da legen wir selber Hand an und passen ein massgeschneidertes Element in den Gesamtablauf ein.

Performance Improvement beinhaltet aber nicht nur die Automatisierung von langen und komplexen Prozessen, manchmal hilft auch eine technische Lösung für ein spezifisches Anwendungsszenario, die tägliche Arbeit effizienter und weniger fehleranfällig zu erledigen. Wir entwickeln selber Tools für verschiedene solche Szenarien und fassen diese auf unserer Plattform www.upeto.com zusammen. Diese Tools können einen vollständigen Workflow abdecken oder auch in grössere Prozesse integriert werden.